Tác giả: Trương Thị Trúc Ly

Lập kế hoạch có vai trò rất lớn đối với sự thành công của sự kiện. Kế hoạch giúp nhà tổ chức sự kiện xác định phương hướng hoạt động trong tương lai, giảm rủi ro do tác động từ môi trường bên ngoài, tránh sự chồng chéo công việc gây ra sự lãng phí nguồn lực. Kế hoạch là công cụ hữu ích trong việc thực hiện tốt sự phối hợp hoạt động giữa các thành viên trong nhóm tổ chức sự kiện. Vậy hãy cùng Nhà Cái Fun88 tìm hiểu các bước để lập một kế hoạch tổ chức sự kiện dễ thành công nhất. 

 

VAI TRÒ CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH SỰ KIỆN 

TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ? 

Tổ chức sự kiện là quá trình lập kế hoạch, chuẩn bị và triển khai một sự kiện nhằm đáp ứng mục đích hoặc mục tiêu nào đó thông qua việc thu hút, giao lưu, tạo ra các trải nghiệm độc đáo cho các khách hàng, đối tác hoặc cộng đồng tham gia. Các công việc trong quá trình tổ chức sự kiện bao gồm lên ý tưởng, lên kế hoạch chi tiết, tìm kiếm địa điểm, lựa chọn đối tác, thiết kế, phát triển và triển khai chương trình sự kiện.

TẠI SAO PHẢI LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 

Việc bạn lên kế hoạch từng hạng mục của sự kiện từ sớm sẽ giúp bạn chủ động về thời gian tổ chức sự kiện. Việc lên kế hoạch còn giúp chủ động về tiến trình, các nội dung của chương trình được liệt kê và sắp xếp theo trình tự nhất định, được canh chỉnh thời gian nhất định cho từng nội dung. Ngoài ra, kế hoạch rõ ràng sẽ giúp bạn chế nhất có thể những sự cố ngoài ý muốn. 

Lập Kế Hoạch Sự Kiện 

HƯỚNG DẪN LẬP KẾ HOẠCH 

Quy trình 11 bước lập kế hoạch sự kiện bao gồm: 

 

Bước 1: Xác Định Loại Hình Và Mục Tiêu Sự Kiện

Lựa chọn loại hình sự kiện phù hợp với mục đích sự kiện. 

Bước 2: Xác Định Đối Tượng Khách Mời 

Cần phải xác định danh sách khách mời sớm, các khách mời nổi tiếng và phù hợp sẽ nâng cao hiệu quả truyền thông cho sự kiện. 

Bước 3: Xác Định Ý Tưởng Và Chủ Đề Của Sự Kiện 

Một ý tưởng tốt sẽ giúp xâu chuỗi toàn bộ hoạt động của sự kiện, giúp nó diễn ra đúng hướng.

Bước 4: Xác Định Thời Gian, Địa Điểm 

Ưu tiên lựa chọn những khung giờ đẹp và địa điểm tổ chức uy tín. 

Bước 5: Dự Trù Chi Phí Tổ Chức 

Lên dự trù ngân sách là việc không thể thiếu khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện.

Dự Trù Chi Phí Chiếm Vai Trò Quan Trọng

 

Bước 6: Phân Tích và Thiết Lập Quan Hệ Đối Tác Và Nhà Tài Trợ 

Việc xây dựng quan hệ đối tác và nhà tài trợ là cần thiết. Đối với các sự kiện quy mô, đòi hỏi mức ngân sách lớn hoặc có nhiều hạng mục phải thực hiện, các nhà tài trợ hoặc đối tác sẽ giúp bạn tiết kiệm một khoản chi phí lớn. Điều này được thể hiện thông qua việc cộng tác hoặc tài trợ kinh phí, cơ sở vật chất hay trang thiết bị…

Bước 7: Xây Dựng Kịch Bản Và Timeline Cho Sự Kiện 

Bước này được đánh giá là bước rất quan trọng. Sự kiện sẽ thành công nếu bạn xây dựng được một kịch bản tốt và một timeline hoàn hảo. 

Bước 8: Truyền Thông Sự Kiện 

Giúp thu hút, tạo thiện cảm với các đối tượng khách mời. 

Bước 9: Triển Khai Kế Hoạch Sự Kiện 

Đây là bước quan trọng nhất, đòi hỏi sự đồng điệu, ăn ý của tất cả các khâu trong sự kiện. 

Bước 10: Tổng Duyệt Lại Sự Kiện, Kiểm Tra Vấn Đề Phát Sinh 

Giúp sự kiện diễn ra theo đúng tiến độ nhất có thể. 

Bước 11: Đánh Giá, Rút Kinh Nghiệm 

LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CÙNG NHÀ CÁI FUN88

Nhà Cái Fun88 tổ chức sự kiện chuyên nghiệp 

Nhà Cái Fun88 luôn tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp nhất hiện nay, Nhà Cái Fun88 cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện bao gồm:

• Tư vấn ý tưởng, thiết kế cho khách hàng một bản kế hoạch sự kiện chi tiết và chỉn chu nhất.
• Hỗ trợ khách hàng xây dựng kịch bản chương trình ý nghĩa và ấn tượng, tạo được tiếng vang với khách mời và công chúng.
• Trang trí và thiết kế sự kiện phù hợp concept.
• Quay phim, chụp ảnh sự kiện.
• Nhà Cái Fun88 đào tạo nhân viên nhanh nhạy trong việc điều phối chương trình, có kỹ năng xử lý tình huống tốt. Đảm bảo sự kiện của bạn luôn diễn ra một cách hoàn hảo và thành công nhất.

 

Liên Hệ Với Chúng Tôi: 

Công ty TNHH Truyền thông NHÀ CÁI FUN88 

Địa chỉ: 248 Phạm Văn Thuận – KP3 – P.Thống Nhất – TP.Biên Hòa – Đồng Nai 

Hotline: 0937.929.111 (Mr. Hoàng) 

Email: [email protected]

Website: //hmedia.edu.vn

Messenger: messenger.com/TruyenThongNhà Cái Fun88

Chat Zalo: Zalo.me/0937929111

Trụ sở chính: 248 Phạm Văn Thuận – KP3 – P.Thống Nhất – TP. Biên Hòa – Đồng Nai

Giờ làm việc: 08:30 đến 18:00.