AI có thể mang lại những gì cho email?

AI đã cho chúng ta thấy rằng nó có thể hiểu và tạo ra ngôn ngữ của con người khá tốt. Mặc dù chưa sẵn sàng để hoạt động mà không có sự giám sát , nhưng đây là một công cụ tuyệt vời để cải thiện khả năng tự động hóa hiện có của bạn với khả năng hiểu ngôn ngữ. Nó có thể tự đưa ra một số quyết định và bạn có thể chấp nhận hoặc chỉnh sửa kết quả.

Nhưng điều này có ý nghĩa gì khi nói đến ứng dụng email AI? Hãy cùng tìm hiểu các tính năng AI chính mà bạn có thể sử dụng để tự động hóa hộp thư đến của mình.

AI tạo ra

Hiện tại, cách sử dụng AI phổ biến nhất trong các ứng dụng email là viết tin nhắn bằng AI tạo sinh . Khi soạn email mới, bạn có thể bắt đầu từ lời nhắc—khá giống với ChatGPT—hoặc bắt đầu tạo phản hồi dựa trên văn bản tin nhắn của người gửi.

Các tính năng khác bao gồm kiểm tra chính tả tin nhắn, viết lại bằng AI, đưa ra gợi ý trả lời nhanh hoặc thậm chí tạo câu trả lời được tạo sẵn mà bạn có thể gửi chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Xử lý nội dung email

Vì AI có thể hiểu ngôn ngữ con người nên nó có thể phân tích nội dung của từng email. Ví dụ, nó có thể:

• Chạy phân tích tình cảm trên tin nhắn, cung cấp tổng quan về cảm xúc của người gửi. Điều này hữu ích để hiểu liệu bạn có cần phải khéo léo hơn trong câu trả lời của mình hay người ở đầu dây bên kia có muốn tìm hiểu thêm không.
• Hiểu chủ đề của email, bạn có thể sử dụng để sắp xếp các tin nhắn đến theo thẻ, nhãn hoặc thư mục. Sau khi sắp xếp email, bạn có thể thiết lập các quy tắc để chuyển tiếp từng email đến đúng người hoặc chỉ sắp xếp danh sách có mức độ ưu tiên cao nhất ở trên cùng.
• Tóm tắt email hoặc toàn bộ nội dung cuộc trò chuyện, giúp bạn dễ dàng lưu lại để phân tích sau hoặc thu hút thêm cộng tác viên vào chủ đề.

Trích xuất và làm giàu dữ liệu

Có liên quan chặt chẽ đến xử lý nội dung, AI cũng có thể phát hiện các loại dữ liệu trong email của bạn, trích xuất dữ liệu đó và lưu trữ trong ứng dụng cơ sở dữ liệu. Có rất nhiều khả năng ở đây. Bạn có thể:

• Trích xuất toàn bộ dữ liệu liên lạc từ email và thêm vào CRM của bạn.
• Trích xuất số hóa đơn và cập nhật thông tin trong ứng dụng kế toán của bạn.
• Trích xuất tất cả các tệp đính kèm từ email, đọc nội dung của từng tệp và lưu trữ chúng cùng với các trang dự án phù hợp trong ứng dụng quản lý dự án của bạn.

Trích xuất dữ liệu sẽ lấy thông tin từ email . Làm giàu dữ liệu gần như ngược lại: nó hiển thị thông tin từ lịch sử email, ứng dụng cơ sở dữ liệu được kết nối và thông tin công khai của bạn để cung cấp cho bạn bối cảnh về cuộc trò chuyện hiện tại. Hãy tưởng tượng bạn đang nói chuyện với một người bạn mà bạn đã quen biết trong 10 năm. Với việc làm giàu dữ liệu, bạn có thể tóm tắt toàn bộ lịch sử email của mình và có được một số manh mối về nơi bạn nên đi nghỉ tiếp theo.

Trợ lý email AI tốt nhất

• Shortwave cho tìm kiếm email hỗ trợ AI
• Microsoft Copilot Pro dành cho Outlook để cải thiện giao tiếp
• Gemini dành cho Gmail dành cho người dùng Google Workspace
• Superhuman trong việc kết hợp thế hệ AI với mẫu tin nhắn
• Proton Scribe cho quyền riêng tư
• SaneBox giúp hộp thư đến của bạn được sắp xếp ngăn nắp
• Mailbutler để thu thập thông tin liên lạc và nhiệm vụ