Khi bạn là thành viên của một nhóm xử lý các dự án lớn, giải quyết căng thẳng và kiệt sức sẽ là một trong những ưu tiên hàng đầu của bạn. Người quản lý dự án cần nhận thức được tình trạng của nhóm của họ và cách cải thiện năng suất của họ theo cách hiệu quả nhất có thể.
Để giảm và tránh kiệt sức là một trong những cách tốt nhất để cứu các dự án của bạn khỏi thất bại và đẩy đội của bạn lên một tầm cao mới. Đây là cách để làm điều đó.
5 lời khuyên tốt nhất về cách tránh kiệt sức
1. Nghỉ ngơi đầy đủ
Tầm quan trọng của việc nghỉ ngơi hợp lý không thể được đánh giá thấp. Cho dù bạn muốn làm việc chăm chỉ đến mức nào, bạn cần có một đôi mắt và thư giãn thích hợp. Trong lĩnh vực quản lý dự án, điều này có vẻ như rất hiếm. Các nhà quản lý dự án thường thấy mình trong cùng một chu kỳ ăn-ngủ-thở khi xử lý bất kỳ dự án lớn nào. Giấc ngủ trở thành một di tích của quá khứ và cả người quản lý và đội của họ phải chịu đựng điều đó.
Điều quan trọng là bạn tránh đi vào chu kỳ này. Tuy nhiên, đây không phải là nhiệm vụ dễ dàng. Khi bạn đang xử lý một dự án quan trọng, khi nào bạn có thời gian nghỉ ngơi? Giữa việc tổ chức công việc và quản lý các thành viên trong nhóm của bạn, cảm giác như là một kỳ tích không thể có được bất kỳ sự im lặng nào, đặc biệt là khi có một thời hạn xuất hiện trên đầu bạn.
Điều quan trọng cần ghi nhớ là nghỉ ngơi không chỉ là lãng phí thời gian. Đó là một phần quan trọng của công việc sản xuất. Không nghỉ ngơi, bạn sẽ không thấy bất kỳ loại kết quả tích cực nào từ công việc của bạn. Điều có nhiều khả năng là chất lượng công việc của bạn sẽ xấu đi. Để tránh kiệt sức, bạn sẽ muốn nghỉ ngơi đủ mỗi đêm. Crunching trước một thời hạn chỉ có thể mua cho bạn rất nhiều thời gian, và nó sẽ không giữ cho bạn nghỉ ngơi tốt và năng suất.
2. Lập kế hoạch tốt hơn
Quản lý căng thẳng là tất cả về kế hoạch trước. Hầu hết những bất ngờ khó chịu xảy ra trong các dự án lớn là do kế hoạch không đầy đủ. Không có khả năng dự đoán, thật dễ dàng để nhóm của bạn bị cuốn vào điều gì đó mà họ không lường trước được. Bất kỳ nhiệm vụ hoặc thành phần bị bỏ lỡ nào cũng có thể góp phần vào sự căng thẳng của đội nếu nó không được tính đến.
Nó có vẻ như là lời khuyên rõ ràng nhất, nhưng kế hoạch tốt hơn chắc chắn sẽ làm giảm khả năng điều này xảy ra. Cố gắng hết sức để lường trước mọi rủi ro tiềm ẩn trong dự án của bạn trong khi tính toán sức mạnh và khả năng thích ứng của nhóm bạn. Tư vấn kỹ lưỡng từ các chuyên gia trong lĩnh vực bạn đang làm việc và đảm bảo rằng bạn đang làm mọi thứ có thể để chuẩn bị cho những điều bất ngờ.
Bạn không bao giờ có thể kiểm soát hoàn toàn mọi thứ trong tầm kiểm soát, nhưng bất kỳ số lượng chuẩn bị nào sẽ khiến nhóm của bạn chuẩn bị tốt hơn cho bất kỳ sự cố bất ngờ nào. Điều này sẽ làm giảm đáng kể căng thẳng khi làm việc trong một dự án, vì nhóm sẽ biết rằng họ được trang bị để xử lý nó.
3. Nhận ra giới hạn của đội bạn
Mỗi đội muốn giải quyết các dự án đầy tham vọng. Họ thường đi kèm với một loạt các lợi ích cho cả bạn và nhóm của bạn. Mặc dù sự thật là các dự án lớn hơn thường mang lại nhiều lợi nhuận hơn, nhưng đó không phải là điều duy nhất đáng để mong đợi. Xử lý một dự án lớn mang lại cho nhóm của bạn kinh nghiệm và danh tiếng mà bạn cần để thu hút nhiều khách hàng hơn và đảm nhận các dự án lớn hơn. Đó là thứ thúc đẩy mọi đội ngũ hướng tới thành công.
Điều này không có nghĩa là bạn nên để tham vọng của mình tốt hơn. Để tránh kiệt sức, bạn phải học cách nói không một lần trong một thời gian. Nếu bạn cho rằng dự án quá khó đối với nhóm của bạn, tốt nhất là để nó đi. Giả sử bạn mong đợi một buổi giới thiệu sản phẩm lớn hơn một chút so với những gì nhóm của bạn có thể xử lý. Ngay cả khi đó là điều gì đó mà bạn có ý định làm việc, thì cũng không đáng để chúng tôi gặp rắc rối lớn. Bạn sẽ tốt hơn nếu dần dần làm việc theo cách của bạn đối với các dự án lớn hơn. Nhảy ngay vào một cái gì đó khó sẽ không cung cấp kết quả mong muốn.
4. Bài tập xây dựng đội nhóm
Nhóm của bạn cần phải là một tổng thể gắn kết để hoạt động đúng. Nếu họ không quen thuộc với điểm mạnh và điểm yếu của nhau, có khả năng điều này sẽ phản ánh về hiệu suất của họ khi làm việc trong một dự án. Khi các thành viên trong nhóm của bạn không biết liệu họ có thể dựa vào nhau hay không, làm thế nào bạn có thể mong đợi họ tạo dựng niềm tin? Tại cốt lõi của nó, nhóm của bạn đòi hỏi khá nhiều tinh thần đồng đội để xử lý hiệu quả các dự án mà không bị đốt cháy. Câu hỏi là: làm thế nào để bạn tăng sự gắn kết của nhóm của bạn và tạo ra một tổng thể tốt hơn?
Các bài tập xây dựng đội nhóm được coi là một cách lý tưởng để giúp các nhóm làm quen với nhau và cách họ hoạt động trong môi trường căng thẳng. Đúng như tên gọi, bạn đang sử dụng những bài tập này để xây dựng một đội ngũ trực tuyến. Tốt nhất, bạn sẽ muốn chọn các bài tập sẽ giúp nhóm của bạn xử lý các dự án có liên quan.
Các bài tập không khó để đưa ra. Có hàng trăm đề xuất tuyệt vời trực tuyến cho mọi lĩnh vực mà bạn có thể cần. Khó khăn trong việc tổ chức các bài tập này để mọi thành viên trong nhóm có thể tham gia và học hỏi từ nó. Thông thường, không phải tất cả các thành viên trong nhóm của bạn sẽ được đặt tại cùng một địa điểm hoặc thậm chí ở cùng một quốc gia. Điều này có nghĩa là bạn phải mở các kênh liên lạc để khiến họ tham gia vào các bài tập xây dựng đội nhóm. Nếu bạn đang tạo một sự kiện, sử dụng các dịch vụ sự kiện kỹ thuật số tiện lợi có thể kết nối bạn với các thành viên nhóm từ xa. Điều này sẽ cho họ cơ hội để giúp hòa nhập tốt hơn vào nhóm và tìm hiểu cách các thành viên trong nhóm của họ hoạt động.
5. Tạo môi trường thư giãn
Có một số yếu tố quyết định liệu các thành viên trong nhóm của bạn có bị kiệt sức hay không. Trong nhiều công việc, các nhóm xử lý các dự án lớn với thời hạn khắc nghiệt và cảm thấy tương đối tốt. Đó không chỉ là công việc hay hợp tác với họ, đó là môi trường làm việc mà họ đang ở. Nếu bạn cung cấp cho nhóm của bạn một môi trường để họ có thể thư giãn và hít thở khi họ cần, bạn sẽ tìm thấy rằng nó sẽ cho thấy kết quả rất tích cực. Và đồng thời, bạn sẽ tránh được sự kiệt sức.